随着科学技术的不断进步，人们对工作，生活的自动化水平也提出了越来越高的要求，“智能门禁管理系统”就是为了满足人们对现代化办公和生活场所的更高层次安全管理的需要应运而生的。目前智能门禁管理系统已广泛应用于工厂、学校、写字楼宇、物业小区、商店、金融系统、电信系统、军事系统、宾馆等多种场合，大大提高了整体的工作效率及系统安全管理需求。传统的方法是工作人员对出入人员进行登记放行，这种方法费事、费力又容易出错，而且管理不严格。因而智能、安全、高效的现代化门禁管理已经成为社会发展的必然趋势，同时它也是现代化智能建筑的一个重要组成部分。
门禁管理是现代安全防范系统的重要组成部分，随着国内对门禁系统的安全性、先进性和稳定性要求的提高，迫切需要一种高性能的门禁系统，现在比较常用门禁系统主要有生物识别（指纹、掌形、虹膜等）和以射频卡系统为代表的系统，应用最广最传统的还是射频卡门禁系统。
系统的功能和作用
可以树立公司、大厦或机关办公场所规范化管理形象，提高管理档次，同时规范化内部的管理体制。
一张感应卡可以代替所有的大门钥匙，且具有不同的通过权限，授权持卡进入其职责范围内可以进入的门。所有的进出情况在电脑里都有记录，便于针对具体事情的发生时间进行查询，落实责任。
可以将不受欢迎的人员拒之门外，例如可以杜绝传销、保险等行业的业务员在未经许可的情况下擅自闯入您的办公室，干扰您正常的办公秩序。同行的竞争者不会轻易地进入您的办公或开发场所顺手拿走您的业务资料或核心技术资料。您可以有充裕的时间在存心刁难的上级主管单位人员进入您办公室之前处理好相应的文件。
如果员工的感应卡遗失可以在系统内即时挂失，这样即使其他人捡到了该感应卡也无法进入公司，这样相对与普通机械锁要方便得多，您不必为了安全起见重新换锁，为每个人重新配钥匙。对于辞职或开除、离开的人员感应卡采用禁用的方式，该员工以后都无法进入公司进行窃取或破坏等报复活动，如果您不采用感应卡门禁管理方式，您恐怕为了以防万一必须多次更换大门的锁。
采用先进的国际内部加密协议，外人无法通过机械或其他高科技方法打开您的电锁进入您的场所。而其他诸如密码门禁，机械锁都无相应安全机制，可以通过电路短路或万能钥匙轻易进入您的场所。
可以进行软件强制性操作，例如您在办公室里正进行秘密重大的协商或电话，不想被人打扰，您可以通过软件的功能强制门关闭，这样即使授权的持卡人员也无法进入，进行完毕后，您可以通过软件恢复系统正常。
可以实时监控门的状态和感应卡执卡者的出入状况，并可以比较显示照片，避免非法持有者冒充进入。
由于安全性和高效率管理的需要，门禁系统的设计应遵循下列原则：
系统的实用性：门禁系统的功能应符合实际需要，不能华而不实。如果片面追求系统的超前性，势必造成投资过大，离实际需要偏离太远。因此，系统的实用性是首先应遵循的第一原则。同时，系统的前端产品和系统软件均有良好的可学习性和可操作性。特别是可操作性（便捷性），使具备电脑初级操作水平的管理人员，通过简单的培训就能掌握系统的操作要领，达到能完成值班任务的操作水平。
系统的稳定性：由于门禁系统是一项不间断长期工作的系统，并且和我们的正常生活和工作息息相关，所以系统的稳定性显得尤为重要。要求该产品系统要有五年以上市场的成功应用经验，拥有相应的客户群和客户服务体系。
系统安全性：门禁系统中的所有设备及配件在性能安全可靠运转的同时， 还应符合中国或国际有关的安全标准， 并可在非理想环境下有效工作。强大的实时监控功能和联动报警功能，充分保证使用者环境的安全性。
系统可扩展性：门禁系统的技术不断向前发展， 用户需求也在发生变化， 因此门禁系统的设计与实施应考虑到将来可扩展的实际需要， 亦即： 可灵活增减或更新各个子系统， 满足不同时期的需要， 保持长时间领先地位， 成为智能建筑的典范。系统设计时，对需要实现的功能进行了合理配置，并且这种配置是可以改变的，甚至在工程完成后，这种配置的改变也是可能的和方便的。系统软件根据开发商符合不同历史时期市场的需求进行相应的升级和完善，并为相应的应用客户进行软件升级。同时，可以扩展为考勤系统、会议签到系统、巡逻管理系统。
系统易维护性：门禁系统在运行过程中的维护应尽量做到简单易行。系统的运转真正做到开电即可工作， 插上就能运行的程度。而且维护过程中无需使用过多专用的维护工具。从计算机的配置到系统的配置，前端设备的配置都充分仔细地考虑了系统可靠性。并实施了相应的认证。我们在做到系统故障率最低的同时，也考虑到即使因为意想不到的原因而发生问题时，保证数据的方便保存和快速恢复，并且保证紧急时能迅速地打开通道。整个系统的维护是在线式的，不会因为部分设备的维护，而停止所有设备的正常运作。
先进性：在保证稳定性 实用性 和 便捷性的前提下，门禁产品应该具备一定的先进性，以保证在今后的数年内不会被淘汰，并且可以满足门禁使用中的要求和需求。
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