1、行政部门应该将所有用户的相关情况整理归档，接待并整理好用户的故障记录。
2、每天上班后即将待处理的故障记录交给售后服务经理，售后服务经理可以根据具体情况安排工作。
3、行政部与售后部协作，建立维修工作记录卡，每次客户报障，从接到电话，到派出相关技术人员前往处理，以及处理过程，处理结果，用户意见均应有完整记录，并将其作为相关人员的工作考核标准，列入考核体系中。
4、一般的故障处理，售后服务人员应于接报后次日完成，主要设备的故障，影响系统使用的，在接报后4小时内完成处理，维修保养工作的具体运作 ，特别严重的故障引致系统瘫痪的，应在接报后2小时内到场。
5、按照国家相关规定落实保修工作，属于保修范围的，一定要保证用户得到保修服务，对于将会影响系统整体工作的器材，保修期间应该提供备用机，或根据现场情况，采取可行的办法使得用户可以继续正常地使用系统的基本功能，尽量减少由于保修工作对用户所造成的不便。
